Cliente: Colegio y Liceo José Pedro Varela (Sociedad Uruguaya de Enseñanza) · Montevideo, Uruguay
Industria: educación
Solución: sistema de gestión administrativa sobre odoo, implementado por OKentra
Estado: en funcionamiento, con la segunda fase del proyecto en marcha
El desafío
Un colegio con muchas familias maneja todos los meses cuotas, descuentos, pagos que llegan por distintos medios y la conciliación de todo eso con la contabilidad. El Colegio José Pedro Varela buscaba una plataforma única para su gestión administrativa, que automatizara lo repetitivo y le diera a la institución el control de sus datos.
La solución con odoo
- Cuotas y facturación a familias desde odoo, con la razón social de cada responsable de pago.
- Importación automática de pagos: desarrollos a medida que leen los archivos de cobranza y los registran en odoo.
- Lógicas de descuento propias del colegio, aplicadas por el sistema.
- Integraciones con las herramientas que el colegio ya usaba, incluida la comunicación con las familias.
- Cierres y saldos revisados junto con el equipo administrativo en cada etapa.
Seguridad y control de los datos
El contrato se armó con el Consejo Directivo y sus asesores, y deja por escrito compromisos que cualquier institución debería pedir:
- la cuenta de administración de la base de datos es del propio colegio desde el primer día;
- garantía de seis meses sobre los desarrollos a medida;
- confidencialidad de toda la información y buenas prácticas de ciberseguridad de referencia (NIST);
- aviso de incidentes de seguridad en 24 horas y plazos para resolver vulnerabilidades;
- entrega de credenciales y certificación de destrucción de la información al terminar la relación;
- un contrato de soporte y acompañamiento separado, con su acuerdo de nivel de servicio.
Cómo lo implementamos
Por fases: una primera etapa para dejar operativa la gestión administrativa y una segunda, ya en curso, para seguir sumando procesos. Durante las pruebas, el equipo del colegio validó día a día los resultados y los saldos junto a OKentra antes de cada cierre.
Por qué importa
Con odoo, la administración del colegio deja de depender de planillas y trabajos manuales, y la institución conserva el control total de su sistema y de sus datos. Es la misma base que usamos en OKentra Campus, nuestra solución para colegios, institutos y universidades.
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Ramiro Nantez — OKentra, Partner Oficial de odoo: tu aliado estratégico en odoo.